EKSPOTURK, İş Süreçlerinde Verimliliği ve

Katılımcı Takibini Geliştirdi.

Client :  EKSPOTURK
Date :  2017
Services :  Satış Süreçlerinin Dijitalleştirilmesi
Website :  www.ekspoturk.com
ekspoturk3

Firma Hakkında

Türkiye’nin en değerli markalarını en nitelikli ziyaretçilerle buluşturan organizasyonlara imza atan Ekspotürk, bu organizasyonlarında sadece ticari alışverişin değil, bilgi alışverişinin de yoğun olarak gerçekleştiği platformlar oluşturmaktadır.
Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB)’un yurtiçinde fuar düzenleme yetki belgesine sahip olan Ekspotürk “Pazaryeri” oluşturma stratejisi ile fuarcılık alanında faaliyetlerine başlamıştır. Planladığı fuar organizasyonları sadece alıcı ve satıcıları ürün merkezli olarak bir araya getirmekle kalmayıp, know-how, inovasyon, bilgi ve tecrübe paylaşımlarının yapıldığı “Süreli-Pazaryerleri” dizayn etmektedir.

Durum Tespiti

  • Farklı satış temsilcilerinde tekrar eden kayıtlar
  • Bilgilerin güncel olmadığı için iptal edilen faturalar
  • Aynı firma için farklı etkinlik satışlarında yaşanan uyuşma problemleri
  • Kayıt listesi ile otel listesi (konaklama) arasında çıkan uyuşmazlıklar
  • Katılımcı ve ziyaretçi güncel bakiyelerine anında erişememe
  • Mobil durumda kayıtlar ve bilgiler erişim zorluğu

Geliştirmeler

  • Online kayıt formunun hazırlanması
  • Online kayıt formunun CRM ile entegre edilmesi
  • Satış ekibi ve muhasebe ekibi tarafından ortak firma veritabanlarının kullanılması
  • Müşteri bilgilerinin güncellenmesi ve tarafların haberdar edilmesi
  • Fatura basım süreçlerinin otomatikleştirilmesi
  • Ziyaretçi ve otel kayıtları için özel görünümlerin oluşturulması
  • Çifte kayıtların tespiti birleştirilmesi ve güncellenmesi
  • Üst yönetime özel kayıt ve ziyaret raporların hazırlanması

Favori Özellikler

  • Özel formların hazırlanabilmesi
  • Özel formlar ve CRM entegrasyonun sağlanabilmesi
  • Çifte kayıt bul ve birleştir özelliği
  • Fatura şablonları
  • CRM e mobil erişim
  • Özel raporların hazırlanabilmesi
  • Özel görünümlerin hazırlanabilmesi

Proje Hakkında

Ekspoturk, aynı anda fuar ve konferanslar içeren etkinlikler düzenleyen bir organizasyon firmasıdır. Bunun doğal sonucu olarak hem firmalara fuar yeri satışı hem de etkinliğe ziyaretçilerin katılımını sağlamakta ve takip etmektedir.
Firmalara fuar yeri satışları sürecinde B2B satış süreçleri Ekspoturk içerisinde yoğun olarak kendini göstermektedir. Bu nedenle bir CRM ihtiyacı olan Ekspoturk, Pera Digital danışmanlığında Zoho CRM kullanmaya karar vermiştir.
Firmalara yer satışlarının süreçlerini CRM üzerinden takip eden Ekspoturk zamanla ziyaretçilere satılan biletleri de CRM üzerinde takip etmeye başlamıştır.

Ancak her etkinlikte yüzlerce ziyaretçi biletinin konu olduğu süreçlerde biletlerin CRM sistemine işlenmesi iş yoğunluğu yaratmakta ve hatalara neden olmaktaydı. Bu noktada çözüm olarak Online Kayıt Form’larının hazırlanması ve ziyaretçilerin web sitesi üzerinden etkinliklere kayıtlarının kendilerinin yapmasının sağlanması kararlaştırıldı.
Bir sonraki aşamada online kayıt formları CRM ile entegre edilerek, firma ve kişi verilerinin tek bir veri tabanında toplanması sağlandı. Bu sayede ziyaretçilerin kayıt işlemleri bir sipariş olarak CRM de takip edilmeye ve yönetilmeye başlandı.
Ziyaretçilerin kayıtlarının otomatik olarak CRM sisteminde oluşturulması iş yoğunluğunu azaltmakla birlikte bir başka problemi gün ışığına çıkardı. Mükerrer kayıtlar. Hem eski verilerin hem de online kayıt formlarından gelen verilerin mükerrerleri kontrol edilmeli ve tekleştirilmeliydi. Zoho CRM in çifte kayıtları bul ve birleştir özelliğinden faydalanarak sistem içerisinde mükerrer kayıtlar tespit edildi ve birleştirildi. Etkinlik kayıtlarının CRM ile entegre bir şekilde web sitesinde yapılabilir hale getirilmesi etkinliklere olan kayıtları düzenledi ve iş yükünü azalttı.

Bu noktada muhasebe departmanı da CRM sistemini kullanmaya ve hem firmaların hem de kişilerin bilgilerini tek bir veri tabanında tutmaya başladı. Etkinlik kaydı yaptıran ziyaretçilerin fatura basımları da CRM sistemi üzerinde fatura şablonları kullanılarak otomasyona kavuşturuldu.

Ekinlik gününde ziyaretçi listelerinin ve otel kayıtlarının kontrol edilmesi ve bilgilerin otellerle paylaşılabilmesi için özel görünümler ve raporlar oluşturuldu. Bu sayede anında bilgiler e-mail olarak CRM sisteminden hazırlanıp ilgililere iletilebiliyordu.

Beşir Kemal Şahin,

``Satış süreçlerimizi CRM sisteminde takip etmek satış ekibimize zaman ve hız kazandırdı. Satış süreçlerimizi CRM sisteminde takip ederken operasyon süreçlerimizi de CRM sistemine entegre etmek, operasyon sırasında yaşaması muhtemel hataları azaltarak ekibimizi iş yükünden, zaman ve kaynak maliyetinden kurtarmış oldu. Zoho CRM sisteminin seçimi ve projedeki titizliğinden dolayı Pera Digital ekibine teşekkür ederiz.``

Beşir Kemal Şahin,

CEO @Ekspoturk

Satış ve Operasyon Süreçlerinizi Otomasyona Kavuşturun !